Você comete estes 5 erros de RH? O 3º exige atenção urgente!
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Você comete estes 5 erros de RH? O 3º exige atenção!

Inovar. Esta, por muito tempo, tem sido a palavra-chave de empresas que conseguiram se manter competitivas em seus negócios.

Afinal, ninguém sobrevive a um mercado de trabalho tão intransigente, em que os pequenos detalhes são determinantes para o sucesso da corporação. E, neste cenário, inserem-se todos os setores da empresa, inclusive o de Recursos Humanos (RH), fundamental para a administração e desenvolvimento dos colaboradores.

Inovar, para estes profissionais, é muito mais do que planejar e implantar novas ações, é qualificar os processos diários, minimizando os erros rotineiros de operações defasadas. É preocupar-se com uma política de gestão focada em otimizar a estrutura da corporação. É automatizar os processos.

E, quando pensamos em automatizar processos, logo, percebemos que a melhoria está totalmente embasada no princípio básico da competitividade que falamos a pouco: a inovação.

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RH

Na sua empresa, os processos de RH continuam com erros graves, o que exige muito retrabalho e conferências? Seus controles são paralelos, com dezenas de planilhas e documentos? Então acompanhe este artigo elaborado por nós, aqui da Metadados. Ao longo deste conteúdo, você entenderá verá sobre estes 5 erros:

  1. Controle em planilhas;
  2. Centralização das informações;
  3. Dificuldade em gerar indicadores e relatórios;
  4. Conferência e cruzamento de dados;
  5. Falha na comunicação.

A automatização no RH

Você deve estar se perguntando: mas o que é, afinal, a automatização? Bem, antes de começarmos a explicar como ela funciona, precisamos deixar claro que ela não é uma vantagem apenas do RH. Ela pode ser inserida em diversas áreas, afinal, é um dos benefícios trazidos pela tecnologia.

A automatização ou automação, como também é conhecida, nada mais é do que a integração da tecnologia às rotinas de uma empresa, desde as atividades mais simples até as mais complexas. Ou seja, ela auxilia gestores, colaboradores e direção na execução de todos os processos, tornando-os menos burocráticos e repetitivos, além de reduzir o tempo de execução, os erros e, principalmente, o retrabalho e esforço do profissional para realizá-lo.

Aqui na Metadados, todos os processos que envolvem o nosso setor de RH estão completamente automatizados, o que agilizou o trabalho dos profissionais do setor, tornando as tarefas mais assertivas e práticas. A folha de pagamento, por exemplo, que poderia levar mais de 10 dias para fechar, hoje é feito em menos de 72 horas. E os retrabalhos que possam surgir após a emissão da folha, praticamente desapareceram.

Na prática, quase todos processos de RH podem ser automatizados, ou seja, inseridos dentro de um sistema desenvolvido para qualificá-los e torná-los eficazes. Eles podem ser desde processos de Administração de Pessoal, Gestão de Pessoas e até de obrigatoriedades que surgem ao longo dos anos.

Veja abaixo alguns erros que seguramente você já cometeu ou ainda comete ao realizar seus processos de RH.

Erros comuns nos processos de RH

Muito provavelmente você já deve ter lembrado de alguns processos que realiza diariamente e que são morosos, não é mesmo? Saiba que para a maioria deles já existe uma solução: a automatização. Entenda mais:

1. Controle em planilhas

Este, com certeza, é o erro mais comum em todos os setores de RH: o controle em planilhas. Apesar de, às vezes, nos iludirmos pensando que elas funcionam, planilhas não são seguras, são totalmente estáticas, não cruzam dados, não indicam erros e se tornam defasadas em pouco tempo.

Ainda assim, as planilhas são as ferramentas mais utilizadas por empresas que não automatizaram seus processos. Afinal, todos os documentos, informações e dados devem ser controlados, precisam estar registrados, mesmo que esse local seja uma planilha.

Porém, ao registrar informações em controles paralelos como planilhas, as probabilidades de erros, esquecimentos e até de digitação aumentam muito. Para solucionar este erro, a melhor alternativa e que tem apresentando retornos muito positivos é a automatização. Só assim o processo possui total controle, apontando inconsistências, registrando as últimas alternações, datas e tudo isso em uma tela, sem precisar abrir milhares de documentos para checar um dado.

 2. Centralização das informações

Outro erro muito comum em setores de RH é a centralização das informações. E não porque algum profissional deseja isso, mas porque quando os processos estão em um único local, impossibilita que os demais colegas tenham acesso a eles. Essa centralização dificulta que informações importantes sejam observadas pela equipe e até mesmo pela gestão.

Muitas vezes, esse erro é responsável por outros equívocos. Afinal, a informação deve ser do time e não de apenas um profissional. Para evitar a centralização, a solução é um sistema de RH adequado. Assim, todos os dados, processos, alterações, inserções e até mesmo comentários podem ser acessados de qualquer lugar, com a liberação para o usuário e senha, além de permissões especificas de acesso por grupo/usuário. Simples, concorda?

3. Dificuldade em gerar indicadores e relatórios

Como gerar relatórios e ter indicadores em tempo real se os processos não estão automatizados? Impossível!

Muitas equipes de RH se esforçam para tentar apresentar relatórios consistentes, informações relevantes, dados novos e até indicadores de absenteísmo, lucro por colaborador, rotatividade, produtividade, entre outros. Mas essa tarefa se torna árdua só em pensar que as informações deverão ser retiradas de planilhas e de cruzamento de dados pouco assertivos.

Somente com a automatização de todos os processos é possível obter indicadores reais, no momento exato em que acontecem e, claro, relatórios precisos e de acordo com a exigência da gestão. Quer conhecer a ferramenta da Metadados que faz tudo isso por você? Acesse aqui!

4. Conferência e cruzamento de dados

Como citamos no item acima, cruzar dados não é uma tarefa fácil, ainda mais se eles estivem em uma plataforma que dificulta, como as planilhas ou em vários tipos de documentos diferentes. Muitos profissionais relatam que para conseguir executar essa atividade, acabam imprimindo diversas tabelas e distribuindo todas elas sobre as mesas do setor e com a ajuda de outros colegas conseguem cruzar os dados. Não precisamos nem dizer que isso é defasado e totalmente propenso a erros, não é mesmo!?

A única alternativa é inserir todos esses dados em uma plataforma desenvolvida para esta finalidade, em que selecionando um campo seja possível cruzar os dados necessários e em tempo real.

5. Falha na comunicação

Claramente que todos esses erros resultariam em mais uma falha, certo? Sim! A falta de comunicação é um erro gravíssimo de qualquer setor, e isso não é diferente no RH. Às vezes, mesmo sem querer, um profissional executa uma tarefa na planilha e esquece de avisar ou registrar que efetuou determinada mudança. Em seguida, outro profissional abre a mesma planilha e altera o dado novamente. Há também a impossibilidade de utilizar a planilha simultaneamente, o que prejudica o andamento das atividades. Tudo isso são erros que podem custar muito caro para a empresa.

A automatização realizada por uma empresa experiente em sistema de RH, como a Metadados, poderá pôr um fim em mais um erro comum do setor. Já pensou nisso!?

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