Headcount em RH: o que é e como calcular

Se você trabalha com RH, com certeza já ouviu o termo headcount, e provavelmente já precisou apresentar esse número em algum relatório, reunião ou planejamento. Mas será que ele está sendo usado com o olhar que merece?

Neste artigo, nós da Metadados, empresa que desenvolve sistemas de RH, vamos explicar o que é headcount, por que ele é importante e como calcular e analisar esse indicador, além de explorar os diferentes tipos de headcount usados nas organizações.

Tudo isso com uma linguagem acessível e com exemplos que fazem parte do dia a dia do RH. Então, continue a leitura!

O que é headcount?

O termo headcount vem do inglês e significa, literalmente, “contagem de cabeças”. No contexto de RH, ele representa o número total de colaboradores ativos em uma empresa, setor ou equipe, em determinado período.

Mas atenção: quando falamos de colaboradores ativos, estamos nos referindo às pessoas com contrato vigente — o que pode ou não incluir terceirizados, temporários e estagiários, dependendo da política de contagem adotada pela empresa.

Parece simples? E realmente é. A simplicidade do conceito, no entanto, não diminui sua relevância. Ter um controle claro do headcount permite que o RH enxergue com mais clareza o cenário atual da empresa e tome decisões mais alinhadas à realidade.

Por que o headcount é importante para o RH?

Se a gente parar pra pensar, muita coisa dentro de uma empresa gira em torno de pessoas: desde os custos até a produtividade, passando pela cultura organizacional e os processos internos.

Por isso, saber exatamente quantas pessoas fazem parte da organização, onde estão alocadas e como essa estrutura tem evoluído é uma base importante para qualquer tipo de análise.

Veja alguns motivos pelos quais o headcount é tão usado hoje no RH:

• Organização da estrutura: ajuda a entender como as equipes estão distribuídas e se há sobrecarga ou desequilíbrio entre os setores;
• Planejamento de orçamento: salários, benefícios, encargos. Tudo isso depende diretamente do número de pessoas;
• Monitoramento de crescimento: acompanhar o headcount ao longo do tempo revela o comportamento da empresa diante de cenários como expansão, reestruturação, downsizing (redução do tamanho da empresa) ou cortes.[Jd1]
• Gestão de indicadores: o headcount é base para cálculos como turnover, produtividade por colaborador e custo médio por funcionário.

Apoio à liderança: facilita o alinhamento entre os times de gestão de pessoas e os gestores das áreas, contribuindo para decisões mais conscientes.

Um dado que chama atenção

De acordo com a pesquisa “Tendências de RH 2024” da Great Place to Work, 73% dos líderes de RH consideram o alinhamento entre estrutura organizacional e estratégia de negócios um dos maiores desafios atuais.

E isso começa por um controle adequado do headcount: é com ele que identificamos se há pessoas demais para uma demanda pequena, ou o contrário.

Como calcular headcount na prática?

O cálculo do headcount em si é bem direto: basta fazer a contagem de todos os colaboradores ativos na empresa em um determinado momento determinado. Assim, tudo começa com a contagem total de colaboradores ativos.

Nesse primeiro momento, o objetivo é apenas levantar o número bruto, ou seja, quantas pessoas estão atualmente com vínculo empregatício com a empresa. Isso inclui efetivos, estagiários, temporários, terceirizados etc. Tudo vai depender da política da organização.

Exemplo simples: se uma empresa tem 320 pessoas com contrato ativo (independentemente da jornada), o headcount é 320.

Mas o RH pode ir além do número bruto e observar:

• A distribuição por área, cargo, nível ou localização;
• O comportamento desse número ao longo dos meses;
• Se há diferenças entre headcount planejado (previsto no orçamento) e o atingido;

Se colaboradores afastados por licença devem ser considerados ou não.

Segunda etapa: entender quem são essas pessoas

Depois de saber quantas são, é hora de entender quem são essas pessoas, o que fazem e como estão distribuídas. Aqui, entram informações mais detalhadas, como:

• Organograma completo da empresa;
• Atribuições e responsabilidades de cada cargo;
• Pessoas alocadas em funções críticas da empresa;
• Jornada de trabalho e local de atuação;
• Tempo de casa e histórico de movimentações internas.

Esse mapeamento faz com que o headcount faça sentido dentro da realidade da organização. Sem ele, o número vira só um dado solto, sem conexão com as decisões do dia a dia.

Terceira etapa: analisar desempenho e necessidades

O próximo passo é olhar para as necessidades reais da empresa: como está o desempenho das equipes? Há sobrecarga em algum setor? Existe um número grande de colaboradores em áreas com baixa produtividade?

Essa análise ajuda a entender se é o caso de contratar mais pessoas, redistribuir funções ou investir em capacitação.

Etapa final: alinhamento com os objetivos da empresa

Por fim, uma análise de headcount bem-feita considera não apenas o momento atual, mas também para onde a empresa quer ir. Por isso, é preciso levar em conta:

• A estratégia de crescimento;
• As metas de médio e longo prazo;
• Os desafios previstos para o setor;
• O contexto econômico e de mercado.
  

Por exemplo: uma empresa que deseja expandir para novos estados precisa avaliar se tem a equipe necessária, ou mesmo o perfil certo, para isso. Isso vale para empresas que desejam inovar, entrar em novos mercados ou passar por uma reestruturação significativa.

Mais do que contar pessoas, é enxergar a empresa com mais clareza. Calcular o headcount vai muito além de somar o número de pessoas na folha de pagamento.

Esse é um processo que começa de forma simples, mas que se desdobra em análises estratégicas que ajudam o RH a entender melhor a estrutura da empresa.

Tipos de headcount: conheça os mais usados

Nem todo headcount é igual. Dependendo do tipo de análise, usamos classificações diferentes. Veja as mais comuns:

• Headcount total: é a contagem de todas as pessoas com vínculo ativo na empresa. Pode incluir CLTs, estagiários, temporários, terceirizados. Vai depender da definição interna;

• Headcount efetivo: busca entender o “peso” das pessoas em termos de jornada. Um colaborador em tempo integral equivale a 1 FTE; alguém com jornada de 4h pode valer 0,5 FTE. É útil para comparar cargas de trabalho e o dimensionamento de equipes;

• Headcount por área ou unidade: ajuda a identificar se há sobrecarga ou ociosidade em determinadas equipes. Também é essencial em análises de produtividade e eficácia de processos internos;

• Headcount planejado x real: compara o número de colaboradores que a empresa gostaria de ter (com base no planejamento estratégico) com o número atual. Diferenças entre esses números podem gerar discussões importantes;

• Headcount orgânico x terceiros: separar quem é contratado diretamente da empresa e quem atua via terceiros permite uma visão mais precisa dos custos e da estrutura real de gestão;

• Headcount para D&I: permite a compreensão da composição dos colaboradores em termos de sexo, etnia, pessoas com deficiências e outros grupos de minorias sociais, a fim de tomar decisões estratégicas para investimentos e/ou inciativas em relação a diversidade e inclusão.

Como utilizar essa ferramenta de forma de forma estratégica

Mais do que um número em uma planilha, o headcount pode ser um verdadeiro termômetro da empresa. Se usado com estratégia, ajuda a entender se a organização está crescendo de forma sustentável, se está alocando corretamente seus talentos e até se há gargalos que precisam de atenção.

Imagine, por exemplo, um setor que mantém o número de colaboradores há 3 anos, mas que teve aumento de 40% na demanda. Isso pode significar sobrecarga, desgaste e até aumento de afastamentos. Por outro lado, áreas com headcount muito alto e pouca entrega podem indicar excesso de pessoal ou falhas na gestão de desempenho.

Como o RH pode usar o headcount de forma mais estratégica? Para deixar essa métrica mais rica e útil no dia a dia, algumas dicas práticas:

• Construa dashboards com visão por área e histórico;
• Integre o headcount a outros indicadores (turnover, engajamento, custo por pessoa);
• Converse com gestores sobre os números e o que eles dizem sobre a rotina da equipe;

Use o headcount como ponto de partida para entender a saúde organizacional.

Conclusão

Saber o que é headcount e como utilizá-lo bem pode transformar a forma como o RH atua. Em vez de um número isolado, ele passa a ser um ponto de conexão entre estrutura, cultura, orçamento e bem-estar das equipes.

É sobre enxergar além da planilha e entender o que os números revelam sobre o que está acontecendo com as pessoas. Afinal, no fim das contas, são elas que movem qualquer empresa.

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