Ilustração de robô mexendo em um gráfico para ilustrar o cálculo da folha de pagamento

Todo mês, ao receber nossa folha de pagamento ou holerite — como também é conhecida — não imaginamos todos os processos, legislação e variáveis que o profissional de Recursos Humanos (RH) precisa cumprir e avaliar antes de fechá-la. Esses elementos compõem um dos principais processos do RH e um dos fatores fundamentais para o bom andamento da empresa.

A elaboração do cálculo da folha é uma obrigação legal das corporações que contratam por meio da Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. Ela é uma vantagem para a empresa que pode acompanhar os investimentos mensais em pessoal e também ao colaborador, que recebe um espelho da renda fixa, passando a ter conhecimento de todos vencimentos e descontos realizados durante o mês. 

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Por ser tão abrangente, o processo da folha de pagamento é complexo e ainda gera muitas dúvidas, principalmente para os responsáveis pelo seu fechamento. Por isso, nós, da Metadados — empresa que desenvolve um completo Sistema de RH, inclusive da Folha de Pagamento — elencamos, neste conteúdo, tudo que você precisa saber sobre o assunto.

Ilustração de mãos com moeda e planilhas.

O que é Folha de Pagamento?

O conceito para folha de pagamento é simples: uma relação de informações acerca da remuneração que o funcionário de uma empresa recebeÉ um documento de obrigatoriedade da empresa (artigos 464 e 225 do Decreto 3048/1999), sem modelo oficial, permitindo ser elaborada de acordo com a necessidade de cada corporação, mas deve conter todas as informações legais previstas, cumprindo uma função operacional, contábil e fiscal.

Dito isso, devemos entender alguns termos como remuneração e salário, que citamos acima. Você sabe a diferença?

Ilustração de templo com símbolo de confirmação e planilha.

Remuneração: a soma do pagamento realizado pelo empregador direta ou indiretamente, isto é, horas extras, adicionais, insalubridades, comissões, gratificações, entre outros, fazem parte da remuneração ao trabalhador.
Compreendem-se na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, além do salário devido e pago diretamente pelo empregador, como contraprestação do serviço, as gorjetas que receber. 

Ilustração folha de pagamento

Salário: Pagamento efetuado ao trabalhador pelos seus serviços e pelo tempo trabalhado à disposição do empregador. Integram o salário a importância fixa estipulada, as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador.

Ou seja, o valor que deverá constar na folha de pagamento é o salário base acrescido das variáveis de remuneração, incluindo os descontos previstos — sobre isso falaremos a seguir.

Pagamento

Esse pagamento pode ser feito, segundo a lei, até o 5º dia útil do mês subsequente ao vencido, se o pagamento for mensal, ou até o 5º dia útil quando o pagamento for semanal ou quinzenal. Contudo, algumas empresas optam por fazer os pagamentos no último dia do mês. Existem também acordos ou convenções coletivas que antecipam a data de pagamento. Por isso, o profissional de Departamento Pessoal (DP) precisa sempre analisar essas situações. 

O fechamento da folha ocorre alguns dias antes e ganha-se, assim, um tempo a mais para o cálculo devido dos proventos e descontos. A legislação Trabalhista e Previdenciária prevê que a empresa faça o cálculo da folha de pagamento à mão, de forma mecânica ou eletrônica, bem como coletivamente por estabelecimento da empresa, por obra da construção civil e por tomador de serviço, com corresponde totalização. Além disso, a empresa deve manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos.

No entanto, já sabemos que com a modernização dos setores de Recursos Humanos, além de o colaborador ter acesso à sua folha de pagamento quando e onde quiser, por meio de uma interface online, o próprio RH tem ferramentas disponíveis para fazer os cálculos, conferências e pagamentos totalmente automatizados, inclusive por meio de integrações bancárias, evitando problemas como extravios, furtos e até mesmo erros de pagamentos.

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A legislação (art. 225, inciso I e § 9º e 273 do RPS - Decreto nº 3.048/99, com as alterações posteriores) estabelece, ainda, alguns requisitos que devem constar na folha de pagamento, como os citados abaixo.

Requisitos que devem constar na folha de pagamento:

  • Dados do empregador;
  • Dados do empregado, cargo e função;
  • Descontos realizados, como INSS, contribuição sindica, FGTS, Vales, etc;
  • Número de dias trabalhados;
  • Valores de horas extras, adiantamentos;
  • Valor bruto e líquido do salário.
  • Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
  • Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
  • Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Essas informações são enviadas automaticamente por meio dos dados cadastrados no eSocial. Portanto, são informações digitais. 

Ilustração de um homem e diversos ícones como folha, dinheiro, maleta e gráficos

Como fazer a folha de pagamento?

artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, estabelece a obrigatoriedade e detalhes de como fazer a folha de pagamento:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

Ou seja, para fechar a folha de pagamento é preciso seguir alguns passos. Para facilitar, os listamos eles abaixo. Confira e faça seu checklist da folha de pagamento:

Diariamente:

  • Apurar e ajustar horas-extras
  • Ajustar marcações diversas no ponto (tratar exceções)
  • Apurar e ajustar faltas
  • Conferir e enviar ao eSocial retornos de afastamentos
  • Verificar banco de horas
  • Conferir os vencimentos de contrato de experiência – prorrogar/efetivar/rescindir

Sempre que houver:

  • Lançar vales (adiantamentos, valores de convênios)
  • Lançar atestados: enviar evento de afastamento S-2230 conforme manual do eSocial
  • Fazer admissão e emitir contratos 
  • Enviar evento de admissão para o eSocial
  • Aplicar advertências
  • Aplicar suspensões
  • Calcular rescisão e emitir documentação: enviar evento de desligamento para o eSocial
  • Calcular férias e emitir documentação: enviar afastamento de férias para o eSocial

Antes do fechamento da folha:

  • Lançar e conferir o lançamento de Farmácia, empréstimos e outros convênios de valores apurados mensalmente
  • Lançar os Serviços Médicos
  • Calcular e conferir Convênios e Serviços
  • • Exportar/lançar Convênios e Serviços para a Folha de Pagamento
  • Calcular e conferir o Vale-alimentação/refeição
  • Exportar Vale-alimentação para a Folha de Pagamento
  • Exportar os lançamentos do ponto para Folha de Pagamento

Fechamento da Folha:

  • Calcular a Folha de Pagamento
  • Conferir os Lançamentos da Folha de Pagamento
  • Verificar pensões alimentícias
  • Conferir Gratificação de Função
  • Verificar contribuições sindicais/confederativas/assistenciais
  • Conferir dos convênios para o eSocial
  • Fazer a Importação/Lançamento das Notas Fiscais de Produção Rural
  • Conferir o fechamento e cálculo de INSS
  • Checar o fechamento e cálculo de IRRF
  • Conferir os recolhimentos de FGTS com o evento de retorno do Social S-5003
  • Enviar os eventos mensais para o eSocial (S-1200/S-1210/S-1260/S-1280)
  • Fazer o fechamento dos Eventos Periódicos (S-1299)
  • Conferir o retorno de INSS para o eSocial
  • Verificar o retorno de IRRF para o eSocial
  • Checar o retorno de FGTS para o eSocial
  • Conferir e fechar a DCTFWeb
  • Conferir e gerar a guia mensal do FGTS no portal do FGTS Digital
  • Enviar arquivo de pagamento ao Banco (líquidos)
  • Gerar provisões de Férias e 13°
  • Gerar a integração contábil
  • Emitir relatório de férias para programação mensal

Baixe o checklist da Admissão e Demissão e tenha em mãos todos os procedimentos a serem adotados durante essas etapas!Imagem de diversos gráficos

Quais os principais proventos da Folha de Pagamento?

A folha de pagamento é composta, também, por proventos/vencimentos, isto é, os valores de ganho do colaborador. Entenda mais sobre os principais:

Salário

É a importância fixa, devida e paga pelo empregador ao seu empregado em razão do trabalho realizado e tempo à disposição. Ele deve ser firmado em contrato entre as partes, obedecendo a legislação

Horas extras

É considerada hora extra o adicional de horas de trabalho realizado além da jornada estabelecida em contrato de trabalho. O limite é de até duas horas diárias. Essa jornada deverá ser paga com o acréscimo de, no mínimo, 50% sobre o valor da hora normal paga ao colaborador.

Para enviar essa rubrica ao eSocial, ela deve ser parametrizada com a natureza 1003 – Valor correspondente à hora extraordinária de trabalho, acrescido de percentual no mínimo de 50%.

Descanso Semanal Remunerado - DSR

Todo trabalhador tem direito a um dia de descanso remunerado, ou seja, pago. A legislação estabelece que essa folga ocorra, preferencialmente, aos domingos, mas isso não é obrigatório.

O repouso semanal deve ser de 24 horas, sem possibilidade de divisão desse tempo em horas diárias. Por outro lado, o colaborador que não cumprir sua jornada de trabalho, integralmente, poderá perder esse descanso.

O eSocial tem uma natureza específica para a rubrica de Descanso Semanal Remunerado (DSR). Trata-se da natureza 1012, que deve ser utilizada relativamente aos valores correspondentes ao DSR e a feriados: 

  • Devidos a trabalhadores cuja remuneração não inclua o pagamento do Descanso Semanal Remunerado (horistas, diaristas, semanalistas etc.); 
  • Incidentes sobre parcelas salariais de natureza variável, tais como tarefa, horas extras, adicional noturno, produção, comissão etc.; 
  • Devidos a trabalhadores que prestaram serviços nos dias de repouso semanal e feriado.

Adicional Noturno

Trabalhadores urbanos com jornada entre às 22h e às 5h  e trabalhadores rurais com jornada  das 20h às 4h devem receber adicional noturno, isto é, o percentual de, no mínimo, 20% do seu valor hora. A hora de serviço noturno é de 52 minutos e 30 segundos.

O envio dessa rubrica ao eSocial deve ser parametrizada com a natureza 1205 - Adicional por trabalho em horário noturno.

Adicional de insalubridade

Previsto no artigo 192 da CLT, o adicional de insalubridade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades profissionais em condições insalubres acima dos limites de tolerância estabelecidos pelo Ministério do Trabalho.  Esse adicional é calculado sobre o salário mínimo ou sobre o piso da categoria, podendo ser de:

  • 10% para grau mínimo
  • 20% para grau médio
  • 40% para grau máximo

Para o envio ao eSocial, essa rubrica deve estar parametrizada com a natureza 1202 - Adicional por serviços em condições de insalubridade.

Adicional de periculosidade

O adicional de periculosidade deve ser pago ao colaborador que desenvolve suas atividades em contato permanente com inflamáveis, eletricidade ou explosivos em condições de risco. O adicional deverá ser de 30% sobre o salário do colaborador, sem acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa.

Para o envio ao eSocial, essa rubrica deve estar parametrizada com a natureza 1203 - Adicional por serviços em condições perigosas.

Salário-família

 O salário-família é um benefício concedido aos empregados – inclusive, os domésticos e trabalhadores avulsos – pago mensalmente proporcionalmente ao número de filhos, enteados ou menores tutelados com até 14 anos ou inválidos de qualquer idade.

O trabalhador tem esse direito quando atende o limite máximo de renda estipulado pelo governo federal, que é atualizado anualmente conforme mostra essa tabela. O requerimento do salário-família deve ser feito pelo trabalhador diretamente ao empregador. O trabalhador avulso pode requerê-lo junto ao sindicato ou órgão gestor de mão de obra com que possua vínculo. 

Já quando os trabalhadores estiverem recebendo auxílio por incapacidade temporária, aposentadoria por incapacidade permanente ou aposentadoria por idade rural, o pedido tem de ser feito ao INSS. Esse também é o meio para buscar o benefício para demais aposentados que tenham filhos que se enquadrem nos critérios de concessão. Para isso, os homens aposentados têm de ter mais e 65 anos e as mulheres mais de 60. 

É bom lembrar que os dois pais têm direito ao benefício se ambos atenderem aos requisitos para a concessão. 

Diárias para viagens

As diárias para viagens são os valores pagos ao colaborador para cobrir despesas necessárias em uma viagem, como alimentação, transporte, hotel, entre outros. Esses valores devem constar na folha de pagamento, mas de acordo com o artigo 457 da CLT, eles não integram a remuneração do colaborador, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.

O eSocial possui essas naturezas de rubricas para lançar na folha de pagamento.

Código Nome da natureza da rubrica Descrição da natureza da rubrica
1620 Ressarcimento de despesas pelo uso de veículo próprio Ressarcimento ao trabalhador pela utilização de veículo de sua propriedade
1621 Ressarcimento de despesas de viagens, exceto despesas com veículos Ressarcimento de despesas pagas com recursos do trabalhador em viagens a trabalho

Adicional por tempo de serviço

O adicional por tempo de serviço não é um benefício estabelecido pela legislação trabalhista, mas pode se tornar um benefício concedido pela empresa, se decidido em acordo ou convenção coletiva. Neste mesmo ato, é estabelecido o tempo de casa necessário para receber o adicional, bem como o valor que deverá ser pago.

Para enviar essa rubrica ao eSocial, ela dever estar parametrizada com a natureza 1206 - Adicional em virtude do tempo de serviço (anuênio, quinquênio, etc.).

Auxílio-Creche/Babá

Empresas que possuam mais de 30 colaboradoras com mais de 16 anos têm a obrigação de oferecer um espaço físico para que as mães deixem seus filhos com idade entre 0 e 6 meses, enquanto elas trabalham. CCaso esse espaço não seja ofertado, a empresa passa a ser obrigada a conceder auxílio-creche/babá a mulher até que o bebê tenha 6 meses.

O valor desse auxílio varia de acordo com a empresa, mas normalmente é estabelecido em acordo ou convenção coletiva.

Para enviar essa rubrica ao eSocial:

Código Nome da natureza da rubrica Descrição da natureza da rubrica
1404 Auxílio babá Valor relativo a reembolso de despesas com babá, limitado ao menor salário de contribuição mensal e condicionado à comprovação do registro na carteira de trabalho e previdência social da empregada, do pagamento da remuneração e do recolhimento da contribuição previdenciária, pago em conformidade com a legislação trabalhista, observado o limite máximo de 6 (seis) anos de idade da criança (caso haja previsão em acordo coletivo da categoria, este limite de idade poderá ser maior)
1406 Auxílio-creche O reembolso creche pago em conformidade com a legislação trabalhista, observado o limite máximo de 6 (seis) anos de idade da criança, quando devidamente comprovadas as despesas realizadas. Caso haja previsão em acordo coletivo da categoria, este limite de idade poderá ser maior.

Aliás, você sabe quanto a folha de pagamento impacta no orçamento da sua empresa? Descubra neste conteúdo sobre os impactos da folha!

Quais os descontos da Folha de Pagamento?

A folha de pagamento é composta, também, por descontos, isto é, os valores que devem ser deduzidos do colaborador referentes a:

Desconto de Previdência

É a tributação das contribuições sociais destinadas à Previdência Social, de acordo com a IN 971/2009. Isso quer dizer que a empresa desconta o valor em folha, referente à previdência, que deverá ser destinado ao colaborador para sua aposentadoria. As alíquotas para desconto variam, com percentuais entre 7,5% e 14%, dependendo do salário de contribuição.

São obrigados a contribuir com a previdência: empregados pela CLT, empregado doméstico, trabalhador avulso e contribuinte individual, com atividade remunerada.

Impostos de renda

O Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF é a tributação devida sobre os rendimentos de um colaborador. Ele deve ser apurado e retido pela fonte pagadora, isto é, pela empresa responsável por fazer o pagamento ou o repasse de valores à Receita Federal.

Para calcular o IRRF na folha de pagamento é necessário conferir uma tabela de contribuição mensal, que contém as alíquotas que devem ser pagas, de acordo com o valor de contribuição.

Contribuição sindical

Após a Reforma Trabalhista ser aprovada em 2017, a contribuição sindical passou a ser facultativa. Em março de 2019, Medida Provisória (MP) 873 tentou estabelecer que nos casos de pagamento da contribuição por parte do colaborador, o desconto não fosse realizado por meio da folha de pagamento, mas sim via boleto diretamente com o sindicato. Porém, a MP não foi votada dentro do prazo máximo e acabou perdendo sua validade em junho de 2019.

Adiantamentos

O adiantamento salarial é realizado ao colaborador que o solicita, e o valor deve ser descontado do pagamento no mês subsequente. O desconto impacta também as deduções sobre a remuneração integral.

Contudo, não há muitas normas sobre adiantamentos e ela só é obrigatória se firmada em acordo ou convenção coletiva.

Faltas e atrasos

Para faltas ou atrasos sem justificativas, a corporação poderá descontar o dia não trabalhado, bem como o valor correspondente ao DSR. Além disso, se na semana que houve a falta ocorrer um feriado, o colaborador poderá ter o respectivo dia descontado.

Como enviar essa rubrica ao eSocial:

Código Nome da natureza da rubrica Descrição da natureza da rubrica
9207 Faltas Desconto decorrente de ausência de trabalho durante todo o dia em razão de, por exemplo, falta injustificada, suspensão disciplinar, greve.
9208 Atrasos Desconto decorrente de ausência de trabalho em razão de, por exemplo, atrasos no início da jornada de trabalho ou de saída antecipada do trabalhador.
9209 Faltas ou atrasos Desconto correspondente a faltas, atrasos no início da jornada de trabalho ou à saída antecipada do trabalhador.
9210 DSR s/faltas e atrasos Desconto correspondente ao Descanso Semanal Remunerado - DSR, calculado sobre faltas e atrasos do trabalhador.
9211 DSR sobre faltas Desconto correspondente ao Descanso Semanal Remunerado - DSR, calculado sobre faltas do trabalhador.
9212 DSR sobre atrasos Desconto correspondente ao Descanso Semanal Remunerado - DSR, calculado sobre atrasos do trabalhador.

Vale-transporte

O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza o transporte público. Ou seja, a empresa deve pagar as despesas de deslocamento do colaborador de casa para o trabalho e vice-versa.

Contudo, a empresa tem o direito de descontar até 6% do salário-base do colaborador, de acordo com o custo com o trajeto. E, se ofertar o transporte gratuito, a empresa não deve oferecer este benefício.

O valor total do vale-transporte deve ser lançado na folha de pagamento e este valor deve ser enviado para o eSocial em base informativa.

Código Nome da natureza da rubrica Descrição da natureza da rubrica
1810 Transporte Auxílio-transporte ou vale-transporte

Já o desconto deve ser lançado na natureza:

Código Nome da natureza da rubrica Descrição da natureza da rubrica
9216 Desconto de vale-transporte Desconto do vale-transporte referente a participação do trabalhador no custo ou em virtude de concessão do benefício em valor maior.

Vale-alimentação, vale-refeição e cesta básica

A legislação, além de não obrigar a empresa a oferecer esse benefício, não estabelece, às que adotam, um valor mínimo para o desconto do  vale-alimentação, do vale-refeição  e da cesta básica na folha de pagamento do colaborador, mas o máximo não pode ultrapassar 20% do salário.

Além disso, as empresas que aderem ao Programa de Alimentação do Trabalhador – PAT tem direito a deduzir as despesas com a alimentação dos colaboradores em até 4% do imposto de renda devido.

O valor total do deve ser lançado na folha de pagamento. Esse valor tem de ser enviado para o eSocial em base informativa.

Código Nome da natureza da rubrica Descrição da natureza da rubrica
1806 Alimentação em ticket ou cartão, vinculada ao PAT Alimentação concedida sob a forma de ticket ou cartão, por empresa vinculada ao Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT.
1807 Alimentação em ticket ou cartão, não vinculada ao PAT Alimentação concedida sob a forma de ticket ou cartão, por empresa não vinculada ao PAT.
1808 Cesta básica ou refeição, vinculada ao PAT Alimentação concedida sob a forma de cesta básica ou refeição, por empresa vinculada ao PAT.
1809 Cesta básica ou refeição, não vinculada ao PAT Alimentação concedida sob a forma de cesta básica ou refeição, por empresa não vinculada ao PAT.

Quando concedido em dinheiro, deve ser enviado o vencimento na natureza 1801 – Alimentação.

Já o desconto deve ser lançado da seguinte maneira:

Código Nome da natureza da rubrica Descrição da natureza da rubrica
9240 Alimentação concedida em pecúnia - Desconto Desconto referente à alimentação concedida sob a forma de pecúnia.
9241 Alimentação em ticket ou cartão, vinculada ao PAT - Desconto Desconto referente à participação do trabalhador no custo de alimentação concedida sob a forma de ticket ou cartão, por empresa vinculada ao Programa de Alimentação do Trabalhador - PAT.
9242 Alimentação em ticket ou cartão, não vinculada ao PAT - Desconto Desconto referente à participação do trabalhador no custo de alimentação concedida sob a forma de ticket ou cartão, por empresa não vinculada ao PAT.
9243 Cesta básica ou refeição, vinculada ao PAT - Desconto Desconto referente à participação do trabalhador no custo de alimentação concedida sob a forma de cesta básica ou refeição, por empresa vinculada ao PAT.
9244 Cesta básica ou refeição, não vinculada ao PAT - Desconto Desconto referente à participação do trabalhador no custo de alimentação concedida sob a forma de cesta básica ou refeição, por empresa não vinculada ao PAT.

Desoneração da Folha

O termo desonerar significa tirar o ônus, isto é, desobrigar alguém ou algo a fazer alguma coisa ou reduzir sua obrigação.

No caso da desoneração da folha de pagamento, tratada pelas Leis 12.546/2011 e 13.161/2015, sua função é reduzir a carga tributária paga pelas empresas. Mas o que isso quer dizer?

Bem, até 2011, as empresas tinham apenas uma forma de tributação ao INSS, a contribuição sobre a folha de pagamento (convencional). Assim, a corporação pagava 20% sobre o valor das remunerações dos seus colaboradores.

Em 2015, as empresas passam a ter uma segunda opção: a contribuição sobre a receita bruta, conhecida como desoneração, em que o valor recolhido é determinado por um percentual sobre a receita bruta, que varia de 1% a 4,5%, de acordo com o setor.

Resumindo

Ilustração de uma folha, gráficos, calculadora e caneta

Contribuição sobre a folha de pagamento (convencional): a empresa faz o pagamento de 20% sobre o valor das remunerações dos profissionais;

Ilustração de uma seta, gráfico e moeda

Contribuição sobre a receita bruta (desoneração): a empresa faz o pagamento por meio de um percentual que varia de 1% a 4,5% (de acordo com o setor) sobre a receita bruta da corporação.

Se a empresa optar pela desoneração, precisa saber que ela é realizada, na prática, a partir do imposto da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) e o recolhimento é realizado via Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF), a guia de pagamento que reúne os tributos pagos pelas empresas para a União.

Contudo, é preciso ficar atento porque a IN RFB nº 1876, de 19 de março de 2019, prevê a dispensa da obrigatoriedade da CPRB na EFD-Contribuições a partir dos prazos de obrigatoriedades de escrituração na EFD-Reinf, de acordo com a IN RFB nº 1.701/2017.

Até lá, as empresas dos seguintes segmentos podem seguir as instruções da CPRB e suas respectivas alíquotas para a desoneração.

Segmentos:

  • Calçados
  • Call Center
  • Comunicação
  • Confecção/vestuário
  • Construção civil
  • Couro
  • Empresas de construção e obras de infraestrutura
  • Fabricação de veículos e carroçarias
  • Máquinas e equipamentos
  • Projeto de circuitos integrados
  • Proteína animal
  • Têxtil
  • Transporte metroferroviário de passageiros
  • TI (Tecnologia da informação)
  • TIC (Tecnologia de comunicação)
  • Transporte rodoviário coletivo
  • Transporte rodoviário de cargas

 

A desoneração da folha de pagamento, prevista para se encerrar inicialmente em dezembro de 2021, já foi prorrogada duas vezes. A primeira, até dezembro de 2023. Prestes a vencer, a lei foi novamente estendida, desta vez até dezembro de 2027.

Quer entender como a desoneração funciona na prática? Confira no vídeo:

Como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Hoje em dia, é praticamente impossível fazer o cálculo da folha de pagamento de uma empresa à mão. Por isso, um Sistema de RH é fundamental, afinal, com esse auxílio, podemos evitar erros gravíssimos. E quando pensamos em Sistema de RH nos referimos ao todo, desde o registro do ponto, dos benefícios, da própria folha de pagamento, e até mesmo de interfaces que permitam ao colaborador acompanhar sua vida laboral, incluindo a visualização da sua folha de pagamento.

Neste sentido, vale frisar que a folha de pagamento inicia muito antes do seu cálculo. Ela é resultado da junção de diversos processos de RH. Por isso, podemos afirmar que a folha de pagamento tem início ainda na estruturação dos cargos da empresa. A partir deste primeiro passo, os demais processos acontecem com mais consistência, desde que integrados por meio de um Sistema eficiente e seguro.

Mas, afinal, como fazer o cálculo da folha de pagamento?

Bem, como falamos anteriormente, uma folha de pagamento bem estruturada está alicerçada em diversos processos que ocorrem no setor de Recursos Humanos. Após a construção dessa estruturação, que certamente se dará por meio de um Sistema de RH integrado, é essencial que o profissional responsável pelo cálculo da folha de pagamento atente-se ao registro do ponto do colaborador.

Quando a empresa possui um bom Sistema de RH, ou Sistema de Folha de Pagamento, a importação dos registros para a base da folha acontece de forma automática, sem necessidade de digitação ou conferências minuciosas — o que acarreta na perda de tempo. Outras informações importantes que devem ser observadas são as horas extras e os adicionais noturnos, também importados pelo registro do ponto

Após as informações do ponto, o próximo passo é analisar as faltas e os descontos que o colaborador possa ter. Lembre-se de checar os possíveis descontos da folha, que citamos anteriormente neste artigo. Aqui, podem entrar também os descontos de benefícios, como o vale-alimentação e vale-transporte, se o colaborador tiver.

Com todos os dados em mãos, é hora de iniciar propriamente o cálculo da folha. Percebeu como o cálculo é o último processo da folha de pagamento? Por isso, é tão importante contar com um Sistema de RH integrado, capaz de executar todos esses processos com assertividade e não esquecer de nada.

Para iniciar o cálculo, é levado em consideração o salário bruto do colaborador, as horas trabalhadas, e aplicar os encargos e descontos, como de INSS, FGTS e IRRF, bem como dos benefícios correspondentes. 

Você é profissional de RH e não tem segurança ao realizar processos como estes? A Metadados, além de diversos softwares de Recursos Humanos, conta com uma equipe altamente qualificada que oferece o suporte necessário para que você e sua empresa possam ter processos assertivos. Conte com a nossa equipe para conhecer melhor o sistema totalmente on-line que simplifica todas as rotinas do Departamento Pessoal.

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Como calcular o custo da folha de pagamento para a empresa

Agora que você já conhece tudo que envolve o cálculo da folha, você já parou para pensar no impacto que ela gera no orçamento da organização?

Esse custo está vinculado a uma série de variáveis, mas especialistas apontam um percentual médio de acordo com o segmento de atuação da empresa. Isso mesmo, o impacto varia entre as empresas de serviços, indústria e comércio. Independentemente do segmento, nesse cálculo é preciso incluir o que a empresa efetivamente paga ao funcionário, quais são os benefícios concedidos e também quais são os impostos a serem recolhidos por parte da organização.

Além disso, há outros elementos que devem ser considerados na realização desse cálculo. Para conhecer todos os detalhes compõem esse investimento tão importante para as empresas e mostrar como faz diferença ter o controle preciso dessas informações, preparamos um conteúdo sobre o cálculo da folha.

A Folha de Pagamento e o eSocial

Com a chegada do eSocial, em janeiro de 2018, as empresas tiveram um grande impacto em suas folhas de pagamento. Isso porque não existe folha de pagamento sem eSocial e nem eSocial sem folha de pagamento. São obrigações interligadas, que dependem uma da outra. Mas o que isso quer dizer?

Isso significa que a folha de pagamento, após seu fechamento, deve ser enviada ao eSocial e só podemos considerar o fechamento da folha de pagamento após o seu envio ao eSocial. É um processo que depende do outro e, claro, da consistência das informações.

Desde então, os profissionais de RH sentiram na pele a rigidez dos processos e a importância da automação. Por tudo isso se fala tanto na integração do gerenciamento das informações da folha de pagamento com o eSocial. Elas são dependentes e qualquer erro pode representar penalidades à empresa. 

Ilustração de celular, emojis e balão de falas

Como está a Folha de Pagamento na sua empresa?

Agora que você já sabe o que é a folha de pagamento, como fazer seu cálculo e tudo sobre a desoneração da folha de pagamento, você considera que o processo da folha, aí na sua empresa, está adequado e cumprindo com todas as obrigações e legislações?

Como vimos, a folha de pagamento é um “quebra-cabeça”, em que todas as peças devem se encaixar perfeitamente. Você tem segurança de que seu quebra-cabeça está completo? Se quiser se aprofundar mais sobre o assunto, acesse gratuitamente o Kit da Folha de Pagamento e entenda mais sobre esse assunto e outros, como dissídio, faltas justificadas e injustificadas, e muito mais!