O que é a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?

Imagine uma empresa que tem dezenas de armários abarrotados de documentos: contratos, relatórios, exames, fichas de funcionários, comunicados internos, cópias de políticas da empresa.

Agora imagine substituir tudo isso por um sistema digital completo, seguro e acessível. Essa é a proposta da Gestão Eletrônica de Documentos, ou, como muita gente conhece, GED.

Para tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto, confira este artigo completo escrito pela Metadados, empresa que desenvolve sistemas para gestão de RH e Departamento Pessoal.

Boa leitura!

O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

A sigla GED se refere à Gestão Eletrônica de Documentos, uma solução tecnológica voltada para o controle e armazenamento digital de documentos dentro de uma organização. Mas ela vai além de simplesmente “digitalizar papéis”.

Implementar a GED significa reorganizar o modo como os documentos são criados, classificados, armazenados, compartilhados e preservados. Tudo isso com base em critérios como segurança da informação, eficiência operacional e conformidade legal.

Em outras palavras: a GED é a evolução da famosa papelada.

Felizmente, a tecnologia está aí para ajudar na sua rotina. Assista ao vídeo abaixo e confira as soluções da Metadados para OTIMIZAR a sua Gestão de Documentos do RH.

Como funciona a Gestão Eletrônica de Documentos?

Na prática, a GED transforma o ciclo de vida de um documento — desde sua criação até o descarte — em algo digital, padronizado e inteligente.

Em geral, esse processo é composto pelas seguintes etapas:

• Captura: tudo começa com a entrada do documento no sistema. Ele pode nascer digital (como um contrato assinado com assinatura eletrônica), ou pode ser digitalizado (um atestado médico, por exemplo). A partir disso, ele entra para o acervo eletrônico da empresa;
• Classificação: em seguida, cada documento recebe metadados (como nome, data, tipo, área responsável) e pode ser organizado por categorias, tags ou workflows específicos;
• Armazenamento: os arquivos ficam centralizados em um repositório seguro, com backups automáticos, criptografia e controle de acesso. Isso reduz riscos de perda, incêndios, extravios e acessos indevidos;
• Acesso e compartilhamento: com a GED, documentos podem ser acessados e compartilhados com poucos cliques, respeitando regras de permissão. Um exemplo simples: o RH pode permitir que os próprios colaboradores baixem seus holerites diretamente do seu portal;
• Preservação ou descarte: a legislação exige que certos documentos sejam guardados por anos. A Gestão Eletrônica de Documentos ajuda a controlar esses prazos.

Ou seja: a GED não se trata apenas de digitalizar. Ela organiza, protege e dá vida útil aos documentos da sua empresa.

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Benefícios da GED para sua empresa

Como vimos, os ganhos de uma boa gestão documental vão muito além de “liberar espaço físico”. Veja alguns dos principais:

1. Redução de custos

Menos papel, menos impressora, menos espaço físico, menos retrabalho. Na prática, a GED diminui custos diretos (como papel e tinta) e indiretos (como horas perdidas procurando arquivos ou imprimindo documentos perdidos).

2. Acesso rápido à informação

Com alguns cliques, qualquer colaborador autorizado pode localizar documentos por palavras-chave, datas ou filtros personalizados. Isso aumenta a agilidade dos processos e evita possíveis gargalos.

3. Conformidade legal e auditoria facilitada

Com a GED, é possível atender com mais facilidade às exigências da LGPD, eSocial, ISO e outros marcos regulatórios. Além disso, até as auditorias se tornam mais simples, já que tudo está registrado, datado e com controle de acesso.

4. Segurança da informação

Documentos sigilosos não ficam mais expostos em pastas físicas. A plataforma pode exigir autenticação, registrar quem acessou o que, e proteger os arquivos com criptografia e backups automáticos.

5. Trabalho remoto e descentralização

Em tempos de home office, ter documentos acessíveis digitalmente faz toda a diferença. Equipes em diferentes cidades ou estados podem colaborar em um mesmo fluxo com segurança e eficiência.

6. Sustentabilidade

A redução no consumo de papel, energia e insumos torna a GED uma aliada direta das metas ESG da empresa. Um benefício que pesa cada vez mais nas decisões estratégicas.

Como implantar a Gestão Eletrônica de Documentos na sua empresa

Na área de Recursos Humanos, a GED é um divisor de águas. Ela permite centralizar todos os documentos de colaboradores, agilizar a entrega de documentos e reduzir riscos de não conformidade trabalhista.

Contudo, adotar a GED também exige planejamento. Não é só comprar um sistema: é rever processos, treinar pessoas e criar uma nova cultura organizacional.

A seguir, veja um passo a passo prático para começar:

1. Diagnóstico: mapeie todos os documentos circulam na empresa;
2. Definição de escopo: escolha por onde começar. Muitas empresas iniciam pelo RH ou Financeiro, por serem áreas críticas e com alto volume de documentos;
3. Escolha da plataforma: opte por um sistema confiável, seguro, com suporte técnico e que se integre com os sistemas já usados na empresa;
4. Digitalização e classificação: digitalize seus documentos físicos de acordo com critérios padronizados;
5. Treinamento da equipe: promova treinamentos, crie tutoriais e mostre os benefícios do GED no dia a dia de cada setor;
6. Políticas de uso e governança: estabeleça regras claras sobre o que deve ser digitalizado, quem pode acessar o quê, e quais são os prazos legais de guarda e descarte;
7. Acompanhamento e melhoria contínua: por fim, tenha em mente que a digitalização é apenas o início. Monitore o uso da plataforma, colete feedbacks e vá ajustando os fluxos conforme a maturidade da empresa cresce.

Conclusão

Como vimos, mais do que digitalizar papéis, a Gestão Eletrônica de Documentos convida a sua empresa e o seu RH a repensarem seus processos e a forma como lidam com a informação.

Na Metadados, sabemos que cada negócio tem seus próprios desafios e particularidades. Por isso, nossas soluções são pensadas para se adaptar à sua realidade: com segurança, flexibilidade e suporte especializado.

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