Termo de Responsabilidade: como montar esse documento

Seja no empréstimo de um equipamento corporativo, no uso de EPIs ou na participação de atividades com exposição a riscos, esse documento é um aliado poderoso na proteção jurídica da empresa e na clareza das relações com colaboradores.

Se você é profissional de RH, provavelmente já precisou formalizar algum tipo de responsabilidade com um colaborador, e pode ter surgido a dúvida: como montar um termo de responsabilidade eficaz?

Neste artigo da Metadados, empresa que desenvolve sistemas de RH, você vai entender:

• O que é um Termo de Responsabilidade;
• A importância dele para o RH e para a empresa;
• Os principais tipos de termo usados no ambiente corporativo;
• Um passo a passo para criar um termo efetivo.

Boa leitura!

O que é o Termo de Responsabilidade?

O termo de responsabilidade é um documento que registra o compromisso de uma pessoa ao assumir riscos, obrigações ou cuidados relacionados a uma atividade, equipamento ou situação.

Mais do que uma burocracia, o termo é uma forma de garantir que todos estão cientes das condições, riscos e deveres de uma atividade.

Ele também funciona como uma blindagem: evita dúvidas, reduz passivos jurídicos e mostra que a empresa age com transparência.

Quem assina declara estar ciente do que está envolvido e se compromete a agir com responsabilidade, isentando a empresa de eventuais danos ou consequências.

Importância do Termo de Responsabilidade

Como sabemos, o RH é responsável por garantir que as relações de trabalho sejam justas, transparentes e seguras, e o termo de responsabilidade é uma ferramenta que fortalece exatamente isso.

Na prática, o termo de responsabilidade:

• Protege legalmente a empresa;
• Evita mal-entendidos com os colaboradores;
• Reduz conflitos trabalhistas, especialmente em situações envolvendo riscos;
• Ajuda na gestão de ativos emprestados a colaboradores;
• Fortalece a cultura de segurança e responsabilidade;
• Demonstra boas práticas de governança.

Mais do que uma formalidade, o termo de responsabilidade também atua como instrumento de apoio ao compliance empresarial.

Estar em compliance significa garantir que a organização siga as normas legais e regulatórias aplicáveis ao seu segmento, minimizando riscos e reforçando a integridade das práticas internas.

Ao estabelecer diretrizes claras e assegurar que todos os envolvidos estejam cientes de suas obrigações, o termo colabora diretamente para a conformidade e para a cultura de responsabilidade.

Onde o RH deve usar Termos de Responsabilidade?

O termo de responsabilidade deve ser usado sempre que houver algum tipo de risco, dever específico ou uso de recursos da empresa por parte de um colaborador. Ele ajuda a garantir que todas as partes estejam cientes do que está envolvido e formaliza esse acordo por escrito.

A seguir, veja alguns contextos em que o uso desse documento é comum.

Eventos e atividades com risco envolvido

Em treinamentos, dinâmicas ou ações que envolvam movimentação física, uso de ferramentas ou exposição a riscos, o termo reforça que a participação é voluntária e que a pessoa está ciente das possíveis consequências.

Uso de equipamentos ou instalações

Academias, estúdios, indústrias, oficinas e até salas de TI com acesso restrito são ambientes que podem exigir cuidado.

Nesses casos, o termo assegura que o usuário entende como deve utilizar o espaço ou o equipamento, e quais são os cuidados necessários.

Procedimentos médicos ou terapêuticos

Em campanhas de saúde organizadas pela empresa ou por clínicas conveniadas, o termo serve como respaldo caso o colaborador participe de exames, terapias ou tratamentos que envolvam algum tipo de risco.

Atividades profissionais com exposição a perigos

Operações com máquinas, eletricidade, altura ou produtos químicos pedem atenção redobrada. O termo é uma maneira de garantir que o colaborador está ciente dos riscos da função e se compromete a seguir as normas de segurança.

Empréstimo de materiais e bens da empresa

Quando a empresa cede equipamentos como notebooks, celulares ou ferramentas, o termo de responsabilidade formaliza o uso adequado, a guarda dos itens e a devolução ao final do contrato.

Como fazer um termo de responsabilidade eficaz?

Não existe mistério, mas há boas práticas. Um termo de responsabilidade deve ser claro, direto e, principalmente, juridicamente válido. Aqui vai um passo a passo:

1. Título e identificação das partes

Comece pelo básico: “Termo de Responsabilidade”. Inclua nome completo, CPF/CNPJ, endereço e dados de contato tanto da empresa quanto da pessoa que assume a responsabilidade.

2. Descrição da situação

Explique de forma objetiva o que está sendo feito: empréstimo de um equipamento? Participação em uma atividade? Uso de um espaço? Deixe o contexto claro ao elaborar o seu termo.

3. Cláusulas de responsabilidade

Liste os riscos, obrigações e possíveis consequências. A ideia não é assustar o seu colaborador, mas deixar explícito que a pessoa está ciente e assume as condições descritas.

4. Direitos e deveres

Inclua as responsabilidades da empresa, seja o fornecimento de EPIs ou manutenção dos equipamentos, e os deveres da outra parte, entre eles, uso correto do equipamento, termos de devolução, comportamento adequado etc.

5. Cláusula de aceitação e assinatura

O colaborador deve declarar que leu, entendeu e aceita os termos, de forma voluntária. Finalize com os campos de assinatura de ambas as partes, data e, se necessário, testemunhas.

6. Revisão jurídica

Por fim, sempre que possível, consulte o departamento jurídico da empresa para revisar e validar o modelo.

O Termo de Responsabilidade pode ser digital?

Com o avanço das tecnologias e a digitalização de processos de RH, os termos de responsabilidade também evoluíram.

Hoje é possível formalizar esses documentos digitalmente, por meio de uma assinatura eletrônica com validade jurídica, autenticidade e segurança garantidas.

Nesse cenário, documentos como políticas de privacidade e termos de uso em sites e aplicativos também funcionam como termos de responsabilidade, desde que sigam os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados.

O importante é garantir que o colaborador tenha acesso ao conteúdo, compreenda os riscos e registre sua concordância, seja por meio físico ou eletrônico.

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