Fechar a folha de pagamento é uma tarefa que exige muito conhecimento por parte do profissional. Ela envolve muitos cálculos, legislação, obrigações e, claro, diversas variáveis. Além disso, para cada colaborador é elaborada uma folha específica. Ou seja, é muito trabalho.
Contudo, muitas corporações já aderiam a um sistema de gestão de Recursos Humanos capaz de automatizar todo esse processo. É a tecnologia facilitando o trabalho do profissional. Então, a Metadados, empresa especializada em soluções tecnológicas para a gestão de RH há mais de 30 anos, que convive com a realidade de profissionais do ramo, desenvolveu este artigo para indicar importantes detalhes na elaboração da folha que devem ser observados para o seu fechamento.
É profissional de Recursos Humanos e responsável pelo fechamento da folha de pagamento? Então continue lendo este conteúdo e descubra como qualificar a organização da geração das folhas de pagamentos da sua corporação. Acompanhe!
A folha de pagamento
A folha de pagamento é um documento importantíssimo, pois informa todos os dados trabalhistas dos colaboradores da empresa. Ela contém as informações contábeis geradas pela relação empresa e colaborador, além de valores financeiros referentes ao salário, contribuição social e imposto de renda.
Por ser um documento obrigatório, a folha de pagamento serve como um acompanhamento dos rendimentos e descontos, para ambos. Por isso, deve ser emitida mensalmente. E, não importa o tamanho da corporação, o cuidado e a atenção com o documento devem ser o mesmo.
Assim, efetuar o cálculo correto da folha de pagamento da corporação, bem como gerenciá-la com eficiência são pontos fundamentais para manter seu negócio de acordo com a legislação e não contribuir para o aumento de passivos trabalhistas e fiscais. Afinal, uma folha de pagamento bem elaborada é garantia de que todas as obrigações estão sendo pagas da maneira correta, que os colaboradores estão recebendo seus direitos e que os descontos, como o FGTS e INSS também estão sendo descontados de acordo com a lei.
A composição da folha de pagamento
A folha de pagamento, entre outros, pode ser dividida em duas partes: proventos e descontos. A primeira delas é composta pelo salário, horas extras, adicionais de insalubridade e periculosidade, adicional noturno, salário-família, ajuda de custo, diárias para viagem. Já os descontos englobam a quota de previdência, imposto de renda, contribuição sindical, seguros, adiantamentos, faltas, atrasos e vale-transporte.
Ufa! São muitos detalhes, não é mesmo!? E, além disso, a folha contém as informações do FGTS, 13º salário. Quer aprofundar ainda mais seu conhecimento sobre este assunto? Acesse o Guia da Gestão de Obrigações Legais relacionadas à folha de pagamento.
Porém, estes detalhes não são os únicos. É preciso observar detalhadamente todos os dados inseridos na folha. Precisa de uma ajuda para entender melhor? Conheça os 4 importantes detalhes para observar antes de fechar a folha de pagamento:
1. Observe as mudanças
É natural que o quadro de funcionários da corporação se altere com frequência, ainda mais se a empresa for de grande porte. Ter o controle dessas mudanças é um detalhe muito importante para o setor de Recursos Humanos. Afinal, é a partir dele que se desencadeará os valores que deverão ser despendidos para pagamentos.
Além disso, empresas que contratam sem um levantamento de necessidade ou não preveem o impacto dessas contratações, estão caminhando com os olhos fechados, o que poderá levá-las a um caminho sem volta.
Nesse contexto, corporações que já possuem um sistema parametrizado com módulos de Seleção e Treinamento, Treinamento e Desenvolvimento e até Gestão de Cargos e Salários, por exemplo, vislumbram o cenário interno com muito mais facilidade, o que simplificará os indicadores de RH e potencializará as tomadas de decisões da gestão.
2. Faça provisões
Mensurar os futuros investimentos é uma maneira muito eficaz para evitar surpresas. Isto é, planejar e monitorar os recursos atuais e os que deverão estar em caixa nos próximos meses. Essa provisão é muito comum nos pagamentos do 13º salário e férias, por exemplo. Afinal, para qualquer empresa, o investimento será alto e ele deve estar previamente calculado.
Novamente, empresas que já contam com a tecnologia a seu favor, como softwares de gestão de Folha de Pagamento, tem essa opção automaticamente. Com ele, é possível prover os próximos investimentos, o que trará maior competitividade à empresa.
3. Observe as horas trabalhadas
Toda empresa com mais de 10 funcionários é obrigada, segundo o 2º parágrafo do artigo 74, a registrar a frequência de seus colaboradores de forma eletrônica. Essa legislação permite que colaborador e funcionário cumpram seus papéis, ou seja, que as horas trabalhadas sejam pagas e as não trabalhadas, descontadas.
Mas, para que esse controle seja assertivo, é preciso um sistema confiável. Afinal, é a partir desses registros que o profissional de RH poderá calcular as horas a serem pagas ou descontadas.
Além disso, o controle permite identificar se as horas extras estão trazendo retornos à empresa, já que elas representam um valor maior do que as horas normais de trabalho. Por isso, ficar atento às horas, com o auxílio de um sistema adequado, é mais um detalhe importante a ser observado, principalmente pela gestão.
4. Utilize a tecnologia a seu favor
Todos nós sabemos a importância que a tecnologia representa em nossas vidas, diariamente. Independente de ser na vida pessoal ou profissional, ela já é uma realidade que deve ser usada a nosso favor.
Quando pensamos na folha de pagamento, por exemplo, é possível admitir que a tecnologia é uma grande aliada de todo profissional, principalmente quando o cálculo dos salários requer contabilizar variáveis como comissões, descontos, entre outros.
Com a tecnologia a seu favor, a folha de pagamento é muito mais assertiva, ágil e prática de ser fechada. Isto é, softwares já estão programados para executarem essas variáveis da folha de forma espontânea, em um tempo bem menor do que o habitual.
Ainda assim, o profissional continua sendo fundamental para a geração e efetivação do documento. Somente atividades operacionais e burocráticas são facilitadas.
Considerações
O fechamento da folha de pagamento pode ser uma dor de cabeça para profissionais de empresas, independentemente de porte ou segmento. Ter assertividade nesse documento é algo complexo, mas que a Metadados já desenvolveu solução. Conheça a Folha de Pagamento da Metadados e garanta um processo tranquilo e correto. Afinal, ninguém quer comprometer os recursos da empresa com cálculos errados e pagamentos indevidos, não é mesmo?
Por isso, profissional de Recursos Humanos responsável pelo fechamento da folha, você conseguiu identificar esses detalhes no seu dia a dia? Quer saber mais sobre os processo da sua área? Assine nossa Newsletter e receba, semanalmente, conteúdos do segmento.
Nós, da Metadados, desejamos sucesso!