Folha de pagamento: 4 importantes detalhes para observar

Fechar a folha de pagamento é uma tarefa que exige muito conhecimento por parte do profissional. Ela envolve cálculo, legislação, obrigações e muitas outras variáveis. Além disso, para cada colaborador é elaborada uma folha específica. Ou seja, é muito trabalho.

Contudo, muitas empresas já aderiam a um sistema de gestão de Recursos Humanos capaz de automatizar todo esse processo. É a tecnologia facilitando o trabalho do profissional.

Pensando nisso, a Metadados, empresa especializada em soluções tecnológicas para a gestão de RH, que convive com a realidade de profissionais do ramo, criou este artigo para indicar importantes detalhes na elaboração da folha que devem ser observados para o seu fechamento.

Se você é um profissional de Recursos Humanos responsável pelo fechamento da folha de pagamento, continue a leitura e descubra como qualificar a organização da geração das folhas de pagamentos da sua empresa.

Boa leitura!

O que é a Folha de Pagamento?

A folha de pagamento é um documento importantíssimo, pois informa todos os dados trabalhistas dos colaboradores da empresa. Ela contém as informações contábeis geradas pela relação empresa e colaborador, além de valores financeiros referentes ao salário, contribuição social e imposto de renda.

Por ser um documento obrigatório, a Folha de Pagamento serve como um acompanhamento dos rendimentos e descontos, para ambos. Por isso, deve ser emitida mensalmente. Não importa o tamanho da corporação, o cuidado e a atenção com o documento devem ser o mesmo.

Assim, efetuar o cálculo correto da folha de pagamento, assim como gerenciá-la com eficiência, são pontos fundamentais para manter seu negócio de acordo com a legislação e não contribuir para o aumento de passivos trabalhistas e fiscais.

Afinal, uma folha de pagamento bem elaborada é garantia de que todas as obrigações estão sendo pagas da maneira correta, que os colaboradores estão recebendo seus direitos e que os descontos, como o FGTS e INSS também estão sendo descontados.

Principais elementos da Folha de Pagamento

A folha de pagamento costuma ser dividida em duas partes: proventos e descontos.

A primeira delas é composta pelos proventos, incluindo:

• Salário;
• Horas extras;
• Adicionais de insalubridade e periculosidade;
• Adicional noturno;
• Salário-família;
• Ajuda de custo;
• Diárias para viagem etc.

Já os descontos englobam valores como:

• Quota de previdência;
• Imposto de renda;
• Contribuição sindical;
• Seguros;
• Adiantamentos;
• Faltas e atrasos;
• Vale-transporte etc.

Ufa! São muitos detalhes, não é mesmo? Porém, estes detalhes não são os únicos. É preciso observar detalhadamente todos os dados inseridos na folha.

Precisa de uma ajuda para entender melhor? Conheça os 4 detalhes mais importantes para observar antes de fechar a folha de pagamento:

1. Observe as mudanças

É natural que o quadro de funcionários da corporação se altere com frequência, ainda mais se a empresa for de grande porte. Ter o controle dessas mudanças é um detalhe muito importante para o setor de RH. Afinal, é a partir dele que se desencadeará os valores que deverão ser despendidos para pagamentos.

Além disso, empresas que contratam sem um levantamento de necessidades, ou não preveem o impacto dessas contratações, estão caminhando com os olhos fechados, o que poderá levá-las a um caminho sem volta.

Nesse contexto, empresas que já possuem um sistema parametrizado com módulos de Recrutamento e Seleção, Treinamento e Desenvolvimento e até Gestão de Cargos e Salários, por exemplo, vislumbram o cenário interno com muito mais facilidade, o que simplificará os indicadores de RH e potencializará as tomadas de decisões da gestão.

2. Faça provisões

Mensurar os futuros investimentos é uma maneira muito eficaz para evitar surpresas. Isto é, planejar e monitorar os recursos atuais e os que deverão estar em caixa nos próximos meses.

Essa provisão é muito comum nos pagamentos do 13º salário e férias, por exemplo. Afinal, para qualquer empresa, o investimento será alto e ele deve estar previamente calculado.

Novamente, empresas que já contam com a tecnologia a seu favor, como softwares de gestão de Folha de Pagamento, tem essa opção automaticamente. Com ele, é possível prover os próximos investimentos, o que trará maior competitividade à empresa.

Um desses softwares é o Flow, o sistema da Metadados que torna o seu Departamento Pessoal mais leve e fluido! Com ele, você centraliza as atividades do DP em um só lugar, incluindo a gestão online da Folha de Pagamento.

3. Observe as horas trabalhadas

Toda empresa com mais de 10 funcionários é obrigada, segundo o 2º parágrafo do artigo 74, a registrar a frequência de seus colaboradores de forma eletrônica. Essa legislação permite que colaborador e funcionário cumpram seus papéis, ou seja, que as horas trabalhadas sejam pagas e as não trabalhadas, descontadas.

Mas, para que esse controle seja assertivo, é preciso um sistema confiável. Afinal, é a partir desses registros que o profissional de RH poderá calcular as horas a serem pagas ou descontadas.

Além disso, o controle permite identificar se as horas extras estão trazendo retornos à empresa, já que elas representam um valor maior do que as horas normais de trabalho.

Por isso, ficar atento às horas, com o auxílio de um sistema adequado, como o Flow, é mais um detalhe importante a ser observado.

4. Utilize a tecnologia a seu favor

Todos nós sabemos a importância que a tecnologia representa em nossas vidas, seja de ser na vida pessoal ou profissional.

Quando pensamos na Folha de Pagamento, por exemplo, é possível admitir que a tecnologia é uma grande aliada de todo profissional, principalmente quando o cálculo dos salários requer contabilizar variáveis como comissões, descontos, entre outros.

Com a tecnologia a seu favor, a folha de pagamento é muito mais assertiva, ágil e prática de ser fechada. Isto é, softwares já estão programados para executarem essas variáveis da folha de forma espontânea, em um tempo bem menor do que o habitual.

Ainda assim, o profissional continua sendo fundamental para a geração e efetivação do documento. Somente atividades operacionais e burocráticas são facilitadas.

Conclusão

Como vimos, fechar a folha de pagamento pode ser uma dor de cabeça para profissionais de empresas, independentemente de porte ou segmento. Ter assertividade nesse documento é algo complexo, mas que a Metadados já desenvolveu solução.

Conheça o Flow, o sistema de RH para a sua Folha de Pagamento da Metadados e garanta um processo muito mais tranquilo e correto. Peça uma demonstração gratuita!