Custo da folha de pagamento para a empresa: como calcular

Muito além do salário! Entenda todas as despesas que compõem a remuneração e o custo da folha de pagamento

Nem só de salário é composto o custo da folha de pagamento: além do valor em dinheiro que vai direto para o bolso do empregado, esse cálculo também é formado por benefícios, como vale-alimentação e auxílio transporte.

Mas, para além disso, o que mais incide no orçamento das empresas quando o assunto é a remuneração dos empregados? Se você pensou em tributos sobre a folha de pagamento, acertou. Encargos e tributações da folha, como INSS e FGTS, são custos financeiros permanentes, que precisam ser previstos a cada mês dentro da orçamentação das organizações.

Você conhece tudo que envolve o cálculo da folha e o impacto que ela gera no orçamento da organização? Neste artigo da Metadados, empresa especializada em Sistema de Recursos Humanos, vamos trazer em detalhes o que compõe esse investimento tão importante para as empresas e mostrar como faz diferença ter o controle preciso dessas informações.

O impacto da folha no orçamento

Uma empresa preocupada com a competitividade, com o bem-estar e com o desenvolvimento dos colaboradores sabe da importância da remuneração dentro da organização. Mas você já parou para calcular o impacto desse investimento no orçamento total?

Esse custo está vinculado a uma série de variáveis, mas especialistas são capazes de indicar o percentual médio de acordo com o segmento de atuação da empresa. No setor de serviços, que demanda um número maior de pessoas para realizar as entregas, a representatividade da folha de pagamento também acaba sendo maior.

Já no comércio, é comum que o impacto da folha de pagamento fique em torno de 10% e 15%, dependendo da margem de preço do produto e do orçamento geral. Nas indústrias, o tamanho da folha depende muito do quanto essa empresa é modernizada. Uma corporação com maior tecnologia, automaticamente, poderá ter um número menor de empregados e, assim, um índice menor de representatividade da folha em relação ao faturamento.

Benefícios x Tributações: o que envolve o custo da folha?

Independentemente do segmento de atuação das empresas, profissionais de RH se deparam, todos os meses, com uma série de números que precisam ser considerados na hora de calcular a folha de pagamento dos empregados. Nesse cálculo é preciso incluir o que a empresa efetivamente paga ao funcionário, quais são os benefícios concedidos e também quais são os impostos a serem recolhidos por parte da organização. Vamos entender as diferenças entre cada um desses itens.

A remuneração é composta pela soma de proventos aos quais o empregado tem direito. Os principais são:

  • Salário
  • Horas extras
  • Descanso Semanal Remunerado (DSR)
  • Adicional Noturno
  • Adicional de insalubridade
  • Adicional de periculosidade
  • Salário-família
  • Diárias para viagens
  • Adicional por tempo de serviço

Além dos proventos, também entram no cálculo da remuneração os benefícios, como vale-refeição, vale-alimentação e plano de saúde. O vale-transporte é um direito do trabalhador que utiliza transporte público para ir ao trabalho, que também é considerado um benefício.

Vale destacar que, embora não constem na folha de pagamento, os investimentos em treinamento e desenvolvimento, por exemplo, também estão relacionados à despesa com pessoas e podem ter o retorno precisamente medido dentro de uma solução adequada de Recursos Humanos. Para saber mais sobre esse assunto, acesse nosso artigo sobre Indicadores de RH.

Parte dos benefícios concedidos podem ter um percentual descontado do empregado. Falando nisso, vamos detalhar a outra parte que compõe a folha de pagamento, que são os descontos salariais previstos legalmente. Entre os valores deduzidos da remuneração, estão:

  • Contribuição Previdenciária
  • Impostos de Renda Retido na Fonte
  • Participação de vale-transporte
  • Participação de vale-alimentação
  • Pensão alimentícia
  • Contribuições sindicais

Além dos descontos legais, também é possível descontar adiantamentos de salário, faltas e atrasos, ou outros valores conforme o que foi acordado no contrato de trabalho.

Saiba mais: Como funcionam os limites de descontos na folha de pagamento

Cálculo de tributos para empresas

Entre as obrigações das empresas em relação à folha de pagamento está o repasse dos valores retidos em cada folha de pagamento, seja ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), no caso da Previdência Social, seja à Receita Federal, no caso do Imposto de Renda. Porém, também há as tributações que a empresa deve pagar todos os meses, evitando punições e encargos ainda maiores. Vamos conhecer as principais delas:

Previdência Social

 Assim como o empregado, a empresa também deve contribuir com a Previdência Social. Embora haja uma regra padrão de tributação, a situação de cada empresa é particular. E as peculiaridades também se aplicam dentro da organização, já que cada folha de pagamento gera uma base de cálculo previdenciário diferente. Ao final, a soma desses valores vai compor a base de cálculo total da empresa, que não representa necessariamente o valor total da remuneração, uma vez que existem verbas que não são tributáveis.

A partir da base de cálculo total da empresa, o que vai definir os próximos passos do cálculo é o regime de tributação da organização, que pode ser do tipo Simples, Lucro Real, Lucro Presumido ou Filantrópica, por exemplo.

Para as empresas que optam pelo regime de Lucro Real ou Lucro Presumido, a alíquota previdenciária a ser paga é de 20% sobre o valor total da folha. Neste ponto, é importante analisar se a empresa pode ser desonerada, seja por atividade ou por produção. Em alguns casos, também vale calcular se a desoneração será compensatória ou não.

Quer saber mais sobre a desoneração da folha de pagamento? Acesse nosso artigo.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) foi criado com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho. No início de cada mês, os empregadores depositam em contas abertas na Caixa Econômica Federal, em nome dos empregados, o valor correspondente a 8% do salário de cada funcionário ou 2% da remuneração no caso de Jovem Aprendiz ou Contrato Verde-Amarelo.

Recolhimento para entidades e fundos – Terceiros

Dentro do Fundo da Previdência e Assistência Social (FPAS), outro tributo devido pelas empresas é aquele destinado aos fundos de terceiros, que varia conforme o ramo de atividade da organização. São contribuições destinadas a entidades como Senai, Sesi, Senac, Sesc, Sebrae, Sest, Senat e Sescoop, além de Incra e Salário Educação. Os valores diferem para cada empresa e é importante estar atento à possibilidade de fazer convênios que reduzem os custos, por exemplo.

Os valores variam entre 0% e 5,5%, conforme a atividade da empresa. Estes valores e enquadramento podem ser consultados na Tabela 4 do Layout do eSocial.

RAT/FAP

Outra contribuição obrigatória vinculada à folha de pagamento é a dos Riscos Ambientais do Trabalho (RAT). Trata-se de um seguro pago pelas empresas para cobrir situações relacionados a acidentes de trabalho. Esta alíquota pode ser de 1%, 2% ou 3%, variando de acordo com o CNAE (Cadastro Nacional de Atividades Econômicas) preponderante, conforme previsto no Decreto 6.957/2009.

O Fator Acidentário de Prevenção (FAP) é um mecanismo que valoriza as empresas que efetivamente investem em segurança. Trata-se de índice aplicado sobre a alíquota que varia de 0,5 até 2. Isso significa que é possível diminuir pela metade ou até pagar o dobro da alíquota de Riscos Ambientais do Trabalho (RAT), que é outra contribuição obrigatória para as empresas. A alíquota varia conforme a atividade e está relacionada ao risco de acidentes de trabalho aos quais os empregados estão expostos.

Por exemplo:

RAT reajustado pelo FAP, onde o RAT é de 3% e o FAP é 1,1258

3 x 1,1258 = 3,3774%

Esse é um dos pontos que precisa ser monitorado mensalmente na hora de recolher as obrigações da folha, já que pode variar a cada período.  Devido ao volume de informações a serem processadas, é comum que as organizações deixem de fazer isso, podendo recolher valores a mais do que o efetivamente devido.

Custo da folha de pagamento: como calcular sem erro

Com um sistema de gerenciamento da folha de pagamento, operado internamente, a área de recursos humanos ganha em agilidade e autonomia, porque consegue automatizar e visualizar todos os cálculos com exatidão e segurança.

Outro ganho estratégico que decorre da atenção à folha de pagamento é o monitoramento das tributações. Ao internalizar a folha de pagamento é possível ter a garantia de que aqueles cálculos que podem variar a cada mês estão sendo feitos com os índices corretos.

Para facilitar o fechamento da folha de pagamento, acesse nosso checklist.

E para saber detalhadamente como calcular cada uma das contribuições obrigatórias, assim como descobrir a maneira correta de fazer compensações de valores devidos, preparamos um guia especial.

Checklist folha de pagamento